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Agendamento online ou por telefone: qual é o melhor para o seu consultório?

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Quem administra um consultório médico provavelmente já ouviu falar sobre a modernização do atendimento aos clientes. De fato, a tendência é que o uso da tecnologia esteja cada vez mais presente na área da saúde. Isso porque tais recursos tecnológicos facilitam (e muito!) o dia a dia da clínica, possibilitando melhorar todos os processos, desde o agendamento de consulta até agilizar o diagnóstico dos pacientes.

O agendamento online é, inclusive, uma das principais ferramentas para que o paciente marque uma consulta de maneira prática e rápida. Muitos consultórios já aderiram a esse software de gestão a fim de otimizar o tempo dos clientes e também da equipe.

No entanto, existem alguns pontos a se levar em consideração antes de investir de vez nessa tecnologia. Entender o público-alvo da sua clínica é uma das etapas mais importantes desse processo, pensando principalmente na aceitabilidade do serviço de agendamento, seja ele de maneira online ou por contato telefônico.

A fim de te ajudar a decidir qual o tipo de agendamento ideal para o seu consultório, a seguir listamos as vantagens e desvantagens de cada um desses sistemas. Confira!

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Agendamento de consulta por telefone 

O agendamento de consulta por telefone é aquele método tradicional que todos nós já conhecemos. O paciente tem o número telefônico do consultório, liga para a clínica e é atendido pelo(a) recepcionista ou pelo call center da empresa. Na conversa, atendente e cliente encontram uma data apropriada e marcam a consulta.

Esse tipo de agendamento permite que o paciente aproveite o contato para tirar dúvidas sobre o atendimento, os serviços do consultório e pedir orientações. Além disso, por ser o método mais tradicional de se marcar uma consulta, todos os clientes (dos mais jovens aos de mais idade) já estão acostumados a utilizar tal serviço.

Em contrapartida, é comum que o agendamento de consulta por telefone crie fila de espera e demora no atendimento. Com a linha telefônica ocupada, muitas vezes os clientes precisam insistir ao longo do dia até conseguir falar com um atendente, gerando insatisfação.

Outro ponto para se levar em consideração sobre esse método é em relação à agenda. No contato por telefone, o paciente não tem todas as opções de horários disponíveis para a consulta. Dessa forma, ele precisará escolher apenas entre as datas que o(a) atendente oferece, o que pode resultar em mais desistências. 

Como funciona o agendamento de consulta online 

Diferente do contato telefônico, o agendamento de consulta online não necessita de intermediários, como um(a) recepcionista ou uma equipe de call center. Isso porque, nesse método, a clínica dispõe de um software de gestão em que é possível o paciente agendar sozinho a sua visita ao médico. 

Para isso, ele precisará de acesso à internet e também saber encontrar o site ou o programa que a empresa utiliza. A marcação e desmarcação de consulta são todas feitas por meio da nuvem e registradas automaticamente no sistema.

Normalmente, esses softwares de gestão específicos para o gerenciamento de clínicas e consultórios oferecem serviços que vão além do agendamento de consulta. Emissão de relatório, prontuário virtual, gestão financeira, atividades administrativas e até envio de mensagem automática para confirmação de consulta são alguns deles.

Conheça as principais vantagens de investir no agendamento online: 

1. Estar por dentro da evolução digital

A internet está cada vez mais acessível a toda população, principalmente no que diz respeito a dispositivos móveis, como tablets e smartphones. Esse fato faz com que as pessoas procurem (e até prefiram!) resolver tudo pela internet. Serviços bancários, compras, transporte, alimentação, estudos e muitos outros aspectos do dia a dia já estão presentes no ambiente digital, tendo a tecnologia como uma solução prática e rápida.

Assim, pode ser interessante deixar o seu negócio a par dessa evolução digital. Trazer o agendamento de consulta para o online é algo que irá diferenciar a sua empresa da concorrência. 

2. Possibilidade de agendamento a qualquer hora do dia 

No agendamento por telefone, é comum que o paciente encontre dificuldade em ser atendido. Alguns dos motivos para isso são o grande número de ligações por dia e o expediente comercial da clínica, que muitas vezes esbarra na rotina agitada do próprio cliente. 

Já no agendamento online, que fica disponível 24 horas por dia e durante os sete dias da semana, é possível agendar o serviço quando for conveniente, tornando o método digital muito mais prático e atrativo. Isso evita, inclusive, muitas desistências por demora no atendimento. 

3. Acesso a toda a agenda da clínica

Mais uma vantagem do agendamento online é permitir que o paciente tenha acesso a todas as datas e horários disponíveis para atendimento. Com mais poder de decisão, ele consegue fazer escolhas mais assertivas e, consequentemente, há mais chances de comparecimento à consulta. Sem contar ainda que o índice de erros por falha na comunicação tende a diminuir, além de evitar que ocorra mais de uma marcação no mesmo horário.

4. Muito mais praticidade no agendamento

O método de agendamento online permite que os pacientes utilizem o sistema tanto pelo computador quanto pelos dispositivos móveis, como celular e tablet. Essa praticidade faz com que todo o processo de marcação de consulta fique muito mais simples e rápido. Além disso, existe a vantagem de poder agendar de qualquer lugar e a qualquer momento.

5. Cadastro de informações dos pacientes 

Com o agendamento de consulta online, você pode solicitar na plataforma o cadastro de informações pessoais dos seus pacientes. Coletar esses tipos de dados traz inúmeras vantagens para o seu negócio. 

A começar pela praticidade de ter todas as informações dos clientes em um só lugar. Sem a necessidade de criar um arquivo físico para guardar as fichas dos pacientes, você economiza um bom espaço na clínica.

Depois, com os dados coletados, é possível acessar o perfil do paciente de forma muito mais prática e organizada. Além de reduzir o tempo na procura, você garantirá um atendimento personalizado ao somar tais informações no seu prontuário médico

Outro benefício é que as informações coletadas passam a ser mais precisas, já que o próprio paciente preenche o formulário antes de marcar a consulta. É uma garantia de que nomes, documentos, e-mails e telefones para contato sejam escritos de forma correta.

É possível ainda elaborar estratégias de marketing para divulgar os serviços do consultório, direcionando uma comunicação específica para cada tipo de público. Pode ser uma tática interessante para atrair novos pacientes para a sua clínica. 

6. Toda a gestão da clínica em um só lugar 

Apostar no agendamento de consulta online permite que você integre todos os sistemas de gestão em uma única plataforma. Há diversos softwares específicos para a área médica que reúnem as ferramentas necessárias para você gerir o seu negócio de maneira bastante eficiente.

Além da agenda online, é possível agrupar no mesmo sistema prontuário eletrônico, recursos humanos, gestão financeira e mais uma série de ferramentas administrativas. Dessa forma, o dia a dia da empresa passa a ser muito mais organizado e ágil. Como gestor(a), você também consegue tomar decisões embasadas, já que tem à mão uma série de informações importantes sobre o funcionamento da sua clínica médica.

Outro ponto relevante de levar a gestão para o ambiente digital é que as informações ficam gravadas na nuvem, e não mais em pastas no computador do consultório. Caso tenha sócios, médicos parceiros e funcionários, isso facilita o acesso compartilhado por todos, não importando onde eles estejam.

7. Melhora no atendimento e na gestão de tempo da equipe

Automatizar o agendamento de consultas pode fazer uma grande diferença no atendimento da sua clínica. Isso porque, quando um consultório dispõe apenas de agendamento por telefone, os profissionais da recepção passam um longo tempo do expediente apenas atendendo ligações. No entanto, o escopo de trabalho desses funcionários também envolve o atendimento presencial, tirar dúvidas, orientar sobre os serviços e prezar pelo bem-estar dos clientes que esperam na recepção pela consulta com o médico. 

Já com um software de agendamento, a equipe não precisa mais se desdobrar entre tantas tarefas e, assim, garantirá um atendimento muito mais adequado aos clientes que visitam o consultório.

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As principais desvantagens do agendamento online

Embora o agendamento de consulta online traga inúmeros benefícios à gestão da clínica médica, existem alguns pontos que, a depender do seu público-alvo, podem gerar certos inconvenientes.

A tecnologia é algo que geralmente agrada às gerações mais jovens, acostumadas a interagir com a internet em praticamente todos os aspectos do dia a dia. Por isso, caso a maioria dos seus pacientes seja da terceira idade, vale levar em consideração se o agendamento online é mesmo o melhor caminho. Nesse cenário, avalie se o seu público encontraria dificuldade ou não em utilizar o sistema ou se o contato por telefone teria melhor aceitabilidade.

Adicionalmente a isso está o acesso à internet, já que para agendar uma consulta online é preciso estar conectado. Então, em regiões onde há pouco sinal, tal método pode não ser uma escolha inteligente.

Depois, é preciso ter em mente o custo para operar o sistema. No mercado você consegue encontrar softwares dos mais variados valores, dependendo das necessidades da sua clínica. De todo modo, é uma despesa a mais para se levar em consideração. Agora, àqueles que têm um setor de call center, uma ferramenta como essa pode gerar uma economia considerável.

Mas é importante lembrar que, apesar das vantagens e desvantagens de cada um desses métodos, o objetivo deve ser sempre tornar a jornada dos clientes de sua clínica a mais simples possível. Por isso, caso decida investir no agendamento online, não descarte a possibilidade do contato telefônico. Afinal, para que um consultório médico faça sucesso, é essencial atender a todas as necessidades dos clientes.


E aí, já sabe qual é o melhor agendamento de consulta para a sua empresa? 

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