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10 erros para evitar na gestão de consultórios

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Erros para evitar na gestão de consultórios

Neste blog, já discutimos diversos assuntos sobre empreendedorismo na área da saúde, demos dicas de como montar seu consultório próprio, listamos softwares, modelos e vantagens de usar prontuários eletrônicos, e muito mais.

Agora que você está com seu negócio próprio e pronto para começar a atender, é natural se perguntar sobre como fazer a gestão do seu consultório.

Gestão é algo que precisa ser feito todos os dias e ter seu próprio negócio traz inúmeros desafios e tarefas que você precisa cumprir. Gerir é diferente de ter uma boa estrutura e isso é algo que, infelizmente, é pouco abordado nos cursos de medicina, odontologia, psicologia e outras profissões da área da saúde.

Neste artigo vamos listar alguns dos principais erros que profissionais da saúde cometem na gestão de consultórios. Você não precisa ser o melhor gestor do mundo, mas sabendo o que evitar já é meio caminho andado e você vai poder focar naquilo que faz de melhor: atender seus pacientes com a mais alta qualidade.

Principais erros cometidos na gestão de consultórios

1. Ignorar o público-alvo

Esse ponto é a base de qualquer empreendimento. Definir quem é o seu público-alvo é o ponto de partida para saber quem é e como deve atrair sua clientela ou, nesse caso, seus pacientes.

Essa é uma decisão e reflexão que você deve tomar antes de iniciar seu negócio. Quem é o seu “paciente ideal”? Se você é um médico geriátrico, seu paciente seria qualquer idoso, mas deixar mais específico pode ser mais vantajoso. Por exemplo: seu foco é atender idosas acima de 80 anos de baixa renda, da zona sul da cidade de São Paulo, que sofrem de osteoporose. 

Ter um público muito abrangente também pode ser uma estratégia, não está errado, mas restringir o público pode trazer benefícios como aumento de receita pela especialização, marketing mais focado e qualidade maior no atendimento.

2. Localização errada

Esse segundo ponto anda de mãos dadas com o anterior. Ao definir seu público-alvo,  a localização de seu consultório não pode estar fora da realidade dos seus pacientes. Se o seu foco é atender pessoas de alta renda, o ideal é montar seu consultório em uma área nobre ou próxima de áreas ricas da região. Se você busca pacientes idosos, é estratégico se posicionar em uma região que seja de fácil acesso a eles, diminuindo, assim, sua necessidade de locomoção.

Localização também envolve outros fatores, como:

  • Estrutura do condomínio: o prédio onde seu consultório se encontra possui estacionamento, recepção, elevador ou até uma lanchonete.
  • Proximidade do transporte público: se o seu público é de menor renda ou você está em uma cidade populosa como São Paulo, estar próximo do metrô ou pontos de ônibus são trunfos para atrair e reter pacientes.
  • Exigências legais: dependendo do lugar que você escolher, podem existir leis e regras que restringem o estabelecimento de consultórios e clínicas

3. Não ter a documentação necessária

Para abrir uma empresa, é necessário fornecer os mais diversos documentos aos órgãos legais e um consultório não foge dessa obrigação. Além da documentação básica de qualquer empresa, como CNPJ, cópia autenticada de RG e CPF, IPTU do imóvel, cópia do contrato de locação ou de compra e venda, existem outros que se aplicam a empresas do ramo da saúde.

Um documento importante que você precisa conhecer é a cartilha sobre Segurança do Paciente desenvolvida pelo Ministério da Saúde e a Anvisa, que abrange gestão da qualidade do atendimento, prontuário médico, gestão de pessoal do consultório e as condições organizacionais.

Falando na Anvisa, ela também possui outras normas e regulamentos que precisam ser seguidos à risca por consultórios e clínicas em todo Brasil. Uma delas é a Resolução 50, que lista normas para os projetos físicos da clínica, incluindo planejamento, elaboração e programação.

Você também não pode esquecer de conseguir sua licença de funcionamento com a vigilância sanitária, além de verificar as exigências do CFM e ser aprovado pelo Corpo de Bombeiros.

A lista de documentos é extensa e pode parecer cansativo, mas documentação é uma coisa que não se pode brincar. É melhor fazer certo e investir esse tempo no começo para evitar maiores dores de cabeça no futuro, não é mesmo?

Se você quiser ler mais sobre como regularizar seu consultório, esse artigo detalha bem tudo que é necessário. 

4. Não investir na gestão de pessoas

A parte mais importante de qualquer empresa e, no seu caso, consultório, são as pessoas. São elas que terão contato direto com os pacientes, desde a chegada deles ao consultório até o agendamento e o pós consulta.

Não basta oferecer um serviço de qualidade na sua consulta, pois só isso não necessariamente vai fidelizar seus pacientes. Se na sua recepção o paciente não é bem tratado, atendido com educação e respeito, dificilmente ele vai voltar, independentemente da qualidade do seu atendimento.

Investir na gestão de pessoas é um processo importantíssimo que, normalmente, é deixado de lado. Evitando esse erro você não só melhora a qualidade do seu consultório como um todo, como mantém seus funcionários sempre motivados.

Esse processo não se limita apenas à contratação. Claro que é de extrema importância buscar pessoas de qualidade e com habilidades complementares, mas se não houver um esforço da sua parte em treiná-las e as manterem motivadas, um funcionário promissor pode facilmente se desmotivar e buscar um outro lugar para trabalhar.

Vamos pegar o exemplo de uma recepcionista. Ela é a linha de frente do seu consultório, é a primeira pessoa que o paciente vai ter contato, por isso é imprescindível que o bom atendimento comece ali. Busque profissionais com empatia, vontade de realizar um bom trabalho e dedicadas em crescer profissionalmente.

Mas lembre-se: nenhuma pessoa é perfeita e possui todas as habilidades ideais. O grande diferencial que você deve oferecer são treinamentos e disposição em ajudar. Quando seus funcionários confiam em você, com certeza vão trabalhar com mais dedicação e vontade.

Por fim, isso tudo se resume e é percebido pelo paciente, que terá uma jornada prazerosa e agradável, aumentando as chances de ser fidelizado. 

5. Não investir em sistemas médicos

Cuidar dos seus pacientes e ainda precisar gerir seu consultório é um grande desafio. Ter uma boa equipe te auxiliando já é um grande avanço, mas sem as ferramentas certas, nem a melhor das equipes pode performar bem.

O dia-a-dia de um consultório é complexo e o trabalho tange diversas áreas, escopos e necessidades. É necessário ter uma boa ferramenta para gestão dos seus pacientes e seus dados, um lugar físico ou digital para salvar os prontuários, agenda para marcar as consultas, um meio para se comunicar com os pacientes e internamente, entre outros. As necessidades são muitas, por isso se aliar a boas ferramentas é primordial para facilitar sua rotina e aumentar sua produtividade.

Existem diversas opções de software no mercado, assim como plataformas e ferramentas gratuitas para o trabalho diário do consultório. O ideal é encontrar um ou mais produtos que atendam suas necessidades da forma mais fácil e simples de usar, assim diminuindo o atrito e o tempo para aprender a usar. Busque empresas que ofereçam apoio e suporte técnico, além de vídeos tutoriais para ajudar sua equipe a se adaptar rapidamente. 

6. Não calcular os custos de abertura

Abrir um consultório exige um alto investimento, tanto na estrutura física – construir ou alugar o espaço, comprar equipamentos e softwares – quanto para cumprir com as exigências legais. Após aberto, vem as despesas para manter o consultório funcionando: água, energia, materiais para as consultas, funcionários, entre outros. 

Portanto, não basta apenas se planejar financeiramente para a abertura do seu consultório. É necessário ter em mente que dificilmente o seu negócio será lucrativo logo após abrir e muitos dos gastos que você vai ter para mantê-lo aberto deverão sair do seu bolso enquanto não obtém retorno financeiro com o seu atendimento.

Assim, você poderá planejar e calcular quanto deverá cobrar nas suas consultas, além de estabelecer metas de número de pacientes, para conseguir cobrir as despesas mensais e ainda sobrar dinheiro para novos investimentos no consultório ou até mesmo receber como dividendos.

7. Não levar o financeiro a sério

Deixar as finanças do consultório de lado é a receita certa para o fracasso. É imprescindível dedicar um tempo do seu dia para o financeiro e mantê-lo em ordem. Uma empresa ou um consultório mal gerido financeiramente pode rapidamente sair do mercado.

Uma dica básica para evitar esse problema é ter um controle rígido de fluxo de caixa: saber quanto está entrando e quanto está saindo. Assim, você evita gastar mais do que está entrando, mantém seus pagamentos em dia e garante a saúde financeira do seu consultório.

Além disso, é uma prática comum, por mais que seja feita de forma involuntária, misturar as contas bancárias da pessoa física com a da pessoa jurídica. Não faça isso! É de extrema importância manter tudo 100% separado. Vai jantar com amigos? Use o seu cartão de crédito pessoal. Precisa pagar um fornecedor? Cartão do consultório. Ponto. Misturar essas duas contas complica o controle e aumenta os riscos de problemas com a Receita Federal. 

8. Não considerar uma sociedade

Conforme mencionamos nos pontos acima, abrir e manter um consultório pode ser custoso e o retorno pode demorar a vir. Por conta disso, pode ser uma boa opção considerar abrir um consultório com um colega ou amigo da profissão.

Além de dividir o investimento inicial e os custos para manter o consultório no início, você pode buscar um sócio cuja especialidade seja diferente da sua, de forma que um possa indicar pacientes para o outro, aumentando a receita e a fidelidade dos pacientes.

Veja algumas formas de sociedade que podem ser formadas:

  • Sociedade de divisão de lucros: nesse formato todo o lucro obtido é dividido igualmente entre os sócios. Essa escolha, apesar de interessante, pode não ser muito justa se a divisão de trabalho e os preços das consultas forem discrepantes.
  • Modelo independente em condomínio: profissionais de especialidades diferentes, porém interligadas, alugam uma sala e compartilham a recepção. Nesse cenário os lucros e as receitas são individuais e os gastos comuns (como água, luz e telefone, por exemplo) são compartilhados.
  • Modelo de cooperativa: a diferença desse tipo de sociedade é que os profissionais compartilham pacientes. Os custos inerentes ao atendimento de um dos sócios e suas receitas são individuais, enquanto que as despesas comuns são compartilhadas.
  • Sociedade em formato de condomínio: cada profissional recebe os valores relativos às suas consultas e paga apenas as despesas inerentes ao seu consultório. Os gastos comuns são divididos igualmente.

Se formar uma sociedade não for para você, não tem problema! Siga com o que achar melhor para você, mas é importante considerar todas as opções antes de tomar uma decisão grande como essa.

9. Não investir em marketing

Hoje em dia, é impossível pensar em uma empresa ou profissional que não tenha presença digital. O marketing é uma das principais ferramentas de aquisição e retenção de clientes, e isso não é diferente para profissionais da saúde, por isso o investimento nessa área é imprescindível.

Como profissional da saúde, é preciso ficar atento às normas e regulações do Conselho Federal da sua profissão sobre o que pode e o que não pode fazer na hora de divulgar seu trabalho. Porém, isso não te impede de ter uma boa presença nas redes sociais e colher bons frutos.

Possuir uma conta em alguma das grandes redes sociais (Facebook, Instagram ou Twitter) virou regra. É lá que você vai se comunicar e se aproximar do seu público-alvo de uma forma mais efetiva. 

Nas redes sociais, produza conteúdo que engaje seus pacientes e futuros pacientes. Não fique preso na linguagem e nas tecnicalidades médicas. Fale a língua do seu público, compartilhe assuntos interessantes para ele, deixe um canal de comunicação e se mostre disponível para tirar dúvidas.

Outra opção é criar um site profissional. Pode ser que o seu público não seja aquele que passe muito tempo nas redes sociais. Você pode até começar um blog para divulgar conteúdo. Tudo vai depender da sua estratégia de comunicação e quem você quer atingir.

10. Não prestar um serviço de qualidade

Para finalizar a lista, com certeza o maior erro que pode ser cometido dentro de um consultório é o profissional de saúde não prestar um serviço de qualidade ao paciente. Não importa o quão bem as outras áreas do negócio estão geridas, se o seu principal produto, o atendimento, não for de qualidade, você não vai prosperar.

Isso pode parecer básico, mas não é. O paciente precisa se sentir bem tratado, sentir empatia do profissional que o está atendendo, ser ouvido e suas dores e preocupações levadas a sério. Se tudo isso for feito, a chance de fidelização aumenta e ele pode te indicar para amigos e família.

Lembre-se: ao ter um consultório próprio, o seu nome é a sua marca. Você é o principal produto e a qualidade do serviço que você presta está diretamente ligado ao sucesso e a prosperidade da sua carreira profissional.

Agora que você sabe o que evitar…

Abrir um consultório próprio não é fácil, mas mantê-lo aberto e bem gerido traz novos desafios e necessidades diferentes. São muitas coisas para tomar conta no dia-a-dia, desde agenda e marketing até as finanças e as exigências legais.

É importante ter em mente e ter conhecimento das mais diversas áreas que abrangem a gestão de consultórios, que nada mais é que uma empresa. Porém, você não precisa ser especialista em todas elas. Considere contratar profissionais de sua confiança para te ajudarem a tocar o dia-a-dia e crescer junto com você, além de se aliar a plataformas e ferramentas de gestão para te auxiliar. 

Dessa forma, você mantém a qualidade da gestão do seu consultório alta assim como a qualidade do seu principal produto: o seu atendimento.  

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