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9 ferramentas gratuitas para otimizar a gestão do seu consultório

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Atender pacientes e gerenciar um consultório ao mesmo tempo não é fácil. Para alguns, pode ser ainda mais complicado ter que pagar por um software de gestão de consultório e aprender a usá-lo.

Antes de se comprometer e pagar por uma plataforma que você ainda não sabe se vai usar, você precisa conhecer estas 9 ferramentas gratuitas que irão ajudá-lo na gestão de consultórios.

Se depois de conhecer estas ferramentas gratuitas você ainda achar que precisa de um software especializado, então pode conferir a nossa lista de 5 softwares para clínicas e ter a certeza de estar fazendo a coisa certa. Porém, para muitos profissionais, sejam médicos, psicólogos, fisioterapeutas ou de qualquer outra especialidade, estas simples ferramentas podem ser suficientes para ajudar na gestão do consultório próprio.

Confira também:

Melhores ferramentas gratuitas para gestão de consultórios

Procurando as melhores ferramentas gratuitas para gestão de consultórios? Nesta lista, vamos apresentar aplicativos que podem ser utilizados gratuitamente e que ajudarão você, profissional da área da saúde, a otimizar a gestão do seu consultório. 

As ferramentas aqui listadas podem ser úteis para diferentes áreas do seu negócio, como gestão financeira, organização de agenda, marcação de consultas, gestão de redes sociais da sua clínica e mais.

1. Google Agenda

https://calendar.google.com/

Disponível em: iOS; Android; Web

Para que serve: Organização de agenda

Embora existam muitas opções de aplicativos de calendário disponíveis por aí, poucas conseguem superar o Google. Sua interface amigável e fácil de usar são atrativos ótimos para qualquer profissional da saúde que busca um aplicativo de agenda para seu consultório.

Com o Google Agenda, você pode organizar a agenda do seu consultório para ser notificado quando tiver consultas ou outros eventos. Você pode também bloquear certos dias e horários quando tiver outros compromissos, e deixar tudo organizado em diferentes “calendários” dentro da própria plataforma: cada calendário tem sua cor, o que ajuda na visualização da sua semana.

Sozinho, o Google Agenda pode parecer limitado para gerenciar a agenda de pacientes de um consultório, mas saiba que você tem duas opções para isso: 1) compartilhar o seu Google Agenda com sua secretária, para que ela marque as consultas e elas apareçam automaticamente para você; ou 2) usar ferramentas como o Calendly (veja abaixo) para que os próprios pacientes possam marcar suas consultas de acordo com sua agenda.

As principais funcionalidades do Google Agenda envolvem:

  • Marcação de consultas pelo profissional ou pela secretária
  • Marcação de consultas pelo próprio paciente com integração com Calendly
  • Organização de agenda em diferentes “calendários” (categorias)
  • Bloqueio de dias e horários com outros compromissos
  • Várias formas de visualizar o seu dia, semana e mês
  • Integração com Gmail para adicionar eventos automaticamente a partir de emails

O Google Agenda está disponível para celulares (iOS e Android) e também na web.

2. Calendly

https://calendly.com

Disponível em: iOS; Android; Web

Para que serve: Organização de agenda

O Calendly é a ferramenta perfeita para quem quer utilizar o Google Agenda e deixar que seus pacientes marquem suas próprias consultas.

Integrado com o Google Agenda, o Calendly é uma ferramenta gratuita que permite que você envie um link para qualquer pessoa agendar um horário no seu calendário. O link pode ser algo como https://calendly.com/consultorio-xyz e você pode, por exemplo, deixar ele disponível no seu Instagram profissional. Com o link, seus pacientes poderão conferir os horários disponíveis e marcar suas consultas por conta própria!

Você pode customizar a sua agenda no Calendly da forma como achar melhor, adicionando seu logo, escrevendo uma descrição, configurando para bloquear certos horários e muito mais. Por estar integrado com o Google Agenda, assim que você adicionar um evento no seu calendário, o horário ficará automaticamente bloqueado no Calendly, evitando que pacientes agendem uma consulta naquele horário. Da mesma forma, assim que um paciente agendar uma consulta, você é notificado por email e o horário fica automaticamente bloqueado.

Um benefício bem bacana do Calendly é que, assim que o paciente marcar a consulta, o evento vai ser automaticamente criado para ele também em seu calendário, mostrando já o endereço do seu consultório e ajudando ele a se lembrar da consulta com você. Com isso, ele será notificado automaticamente, o que poderá reduzir os seus índices de “no show” nos atendimentos. 

E mais: se você atende pacientes online, você pode configurar para automaticamente criar um link do Google Meet assim que uma consulta for marcada. Assim você e o paciente já têm acesso ao link da consulta. Legal, né?

Confira as principais funcionalidades do Calendly:

  • Integração com o Google Agenda para marcação de consultas por pacientes
  • Calendário de dias e horários disponíveis atualizado automaticamente de acordo com sua agenda
  • Possibilidade de personalizar o seu link do Calendly com informações sobre como agendar a consulta
  • Possibilidade de customizar o evento que será criado, com endereço do consultório, informações para o paciente na descrição, link do Google Meet e mais
  • Possibilidade de adicionar perguntas para o paciente responder antes de agendar a consulta

O Calendly está disponível gratuitamente para iOS, Android e web.

3. Trello

https://trello.com/

Disponível em: iOS; Android; Web

Para que serve: Gestão de tarefas; Cadastro de pacientes; Organização de agenda

Existem diversas opções de ferramentas para organizar suas tarefas no consultório ou manter o registro de pacientes atualizado, e o Trello é uma delas. Criado para ser uma ferramenta de gestão de projetos entre equipes, o Trello pode muito bem ser usado por um profissional da saúde e sua secretária, por exemplo, para compartilhar tarefas e pendências do dia-a-dia no consultório.

A plataforma do Trello funciona através de “quadros” (“boards”) e “cartões” (“cards”), que podem ser organizados como você quiser. Para isso, basta arrastar os cartões pelas colunas, e cada cartão pode conter diversas informações.

Há diversos templates disponíveis para você entender como funciona e começar a utilizar o Trello. Um template muito utilizado é no famoso formato Kanban, com colunas para tarefas “a fazer”, “fazendo” e “completas”. Assim, você pode gerenciar as tarefas do seu consultório e manter tudo salvo e compartilhado com quem trabalha com você.

Outra forma de utilizar o Trello pode ser para o cadastro de pacientes e o armazenamento de suas informações. Este artigo conta um pouco sobre a tentativa de usar o Trello para isso – quem sabe não é uma boa ideia?

Confira as principais funcionalidades do Trello:

  • Gerenciador de projetos colaborativos
  • Visualização de tarefas em cronograma para acompanhamento de projetos
  • Visualização de tarefas em formato calendário
  • Atribuição de tarefas e acompanhamento do trabalho
  • Definição de prazos e automações para maior controle das tarefas

O Trello está disponível gratuitamente para iOS, Android e web.

Você também pode gostar dos seguintes artigos:

4. Notion

https://www.notion.so/

Disponível em: iOS; Android; Web

Para que serve: Gestão de tarefas; Cadastro de pacientes; Organização de agenda

Semelhante ao Trello em relação à possibilidade de customização para gerenciar projetos, o Notion oferece muito mais. Porém, pode ser um pouco mais complicado de aprender a usá-lo.

O Notion é uma plataforma que pode servir como ferramenta de gerenciamento de projetos, compartilhamento de arquivos, ferramenta de catálogo e muito mais. As possibilidades são quase infinitas, porque o Notion permite muita customização.

Para a gestão de consultórios, o Notion pode servir da mesma forma que o Trello: gerenciamento de suas tarefas e de seus funcionários, e registro de informações de pacientes. 

Existem também diversos templates do Notion para ajudá-lo a navegar da melhor forma, mas você também pode usar a sua criatividade! Dá até para usar o Notion como uma ferramenta de anotações de sessões de terapia, por exemplo.

As principais funcionalidades do Notion incluem:

  • Acompanhamento de tarefas e compartilhamento de informações
  • Registro de informações flexível (registros médicos, por exemplo)
  • Organizador de anotações e documentos
  • Visualização de tarefas em formatos distintos, como calendário

O Notion está disponível gratuitamente para iOS, Android e web.

5. Google Sheets

https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/

Disponível em: iOS; Android; Web

Para que serve: Gestão financeira; Cadastro de pacientes; Organização de agenda

O Google Sheets é a famosa “planilha” que, a princípio, pode parecer chata e complicada de usar, principalmente para profissionais da saúde. Mas calma – se você souber utilizá-la e tiver o template certo, ela pode ser muito poderosa!

Uma das aplicações mais simples de se pensar para planilhas no Google Sheets é como uma ferramenta de gestão financeira. Através de uma planilha financeira, você pode controlar os gastos e receitas do seu consultório, monitorar despesas e planejar melhor seu negócio.

Existem também alguns templates disponíveis na internet de planilhas feitas especialmente para médicos e outros profissionais da saúde. É o caso deste site, por exemplo, que disponibiliza planilhas de agenda de consultório, prontuário médico, controle de plantões e mais. 

A vantagem de usar o Google Sheets ao invés do Excel é que você pode facilmente acessar a planilha de qualquer computador, sem se preocupar com salvar o arquivo da sua máquina para outra. Você também pode usar o Google Sheets compartilhado com outros profissionais ou com sua secretária, por exemplo, para trabalhar em tempo real em cima do mesmo arquivo.

Com o Google Sheets e uma boa planilha à sua disposição, você nem precisaria se preocupar em adquirir um software médico!

Confira como o Google Sheets pode te ajudar no seu consultório:

  • Planilhas financeiras para administrar seus gastos e ganhos
  • Cadastro de pacientes com templates de planilha prontos
  • Organização de agenda com templates de planilha prontos 

O Google Sheets tem aplicativos para iOS e Android, além de sua versão web.

6. Organizze

https://www.organizze.com.br/

Disponível em: iOS; Android; Web

Para que serve: Gestão financeira

Se você não curte muito planilhas, então uma ferramenta de gestão financeira como o Organizze é uma boa solução. O Organizze é um app de controle de finanças fácil de usar que te permite controlar os gastos e receitas do seu consultório de forma simples e intuitiva.

Você pode controlar diferentes contas nele, como conta corrente, poupança ou de investimento. O app te permite definir metas para economizar dinheiro (e comprar aquela cadeira nova para o consultório!), apresenta relatórios fáceis de entender e pode até ajudá-lo a controlar os gastos nos cartões.

No plano gratuito, o Organizze permite que você faça quantos lançamentos quiser, e só limita o número de metas, contas e cartões que você pode cadastrar. Mas para quem busca apenas controlar os gastos do seu consultório, dá para usar tranquilamente na versão grátis!

Se você ainda não controla os gastos e receitas do seu consultório, pode ser uma boa ideia começar com uma ferramenta gratuita e prática como o Organizze. 

Confira as principais funcionalidades do Organizze:

  • Controle de contas (poupança, corrente e investimentos)
  • Definição de metas para economizar
  • Alertas para não se esquecer de pagar as contas do consultório
  • Relatórios com gráficos fáceis de entender
  • Controle de cartões de crédito

7. Canva

https://www.canva.com/

Disponível em: iOS; Android; Web

Para que serve: Design; Redes sociais

Em tempos de influenciadores de Instagram, você precisa se preocupar com a sua marca e a sua presença nos meios digitais. O Canva é a plataforma perfeita para você começar com isso.

O Canva é uma ferramenta de edição de imagens que te permite desenhar toda a identidade visual do seu consultório. Através dele, você pode também criar designs para posts nas suas redes sociais, para marcar presença e adquirir novos pacientes. 

Mas não se preocupe: ele não é uma ferramenta de design como o Photoshop! O Canva é bem mais simples de usar, porque você pode começar com templates prontos que ele mesmo oferece, e só clicar e arrastar os elementos para deixar do jeito que você quiser.

O melhor de tudo é que essa ferramenta fácil de usar que pode turbinar as suas redes sociais está disponível na versão gratuita quase sem limitações e funciona tanto no celular quanto no computador. Ou seja, você pode criar posts incríveis para o seu perfil profissional no Instagram, por exemplo, direto do celular!

Veja como o Canva pode te ajudar:

  • Edição de imagens para a marca do seu consultório
  • Ferramenta de criação de posts para sua rede social profissional
  • Possibilidade de criação de cartões de visita, flyers, banners e muito mais
  • Fácil de usar a partir de templates prontos

8. Later

https://later.com/

Disponível em: iOS; Android; Web

Para que serve: Redes sociais

Depois de criar os posts pelo Canva, seria bom ter alguma plataforma para gerenciar os posts do seu Instagram, né? O Later é uma plataforma criada exatamente para isso, e funciona tanto para o Instagram quanto para o Facebook, o Twitter, o Pinterest e o LinkedIn.

Através do Later, você consegue planejar o seu feed e agendar posts no calendário para serem publicados automaticamente. Quem é médico, por exemplo, sabe que não dá para ficar perdendo tempo nas redes sociais toda hora, por isso o Later pode facilitar a sua vida! Já pensou configurar os posts para um mês inteiro em um único dia?

A versão gratuita do Later te dá direito a 30 posts agendados por rede social. Pode não ser o suficiente se você já tem um perfil consolidado, mas para quem está começando é mais do que bom.

Uma vantagem do Later é que, além de agendar os posts no seu calendário, você pode também pré-visualizar como o seu feed irá ficar, e organizar ele da melhor forma. Isso faz toda a diferença para manter um padrão na marca do seu consultório e atrair mais pacientes.

Saiba como o Later pode te ajudar:

  • Agendamento de posts para seus perfis profissionais no Instagram, Facebook, Twitter, Pinterest e LinkedIn
  • Pré-visualização e organização do seu feed no Instagram
  • Relatórios de desempenho do Instagram
  • Ferramenta de gestão das suas redes sociais para impulsionar a presença do seu consultório no meio digital

9. Slack

https://slack.com/

Disponível em: iOS; Android; Web

Para que serve: Comunicação interna

Por último, só falta uma ferramenta que te permita compartilhar mensagens e informações com uma equipe de profissionais e funcionários. O Slack é uma alternativa gratuita para isso, que pode ser perfeita para a comunicação interna no seu consultório.

Com o Slack, você e outros profissionais do seu consultório podem manter contato e trocar mensagens de forma organizada, através de canais específicos. No Slack, cada canal funciona como um grupo, para facilitar a troca de informações. No Slack do seu consultório, você pode ter um canal chamado “Pacientes” para conversas só sobre pacientes da sua clínica. Da mesma forma, pode ter um canal “Exames” só para atualizações sobre exames e outro “Consultas” só para notificações sobre consultas agendadas.

Usar o Slack para a comunicação interna do seu consultório pode ser melhor do que utilizar o WhatsApp, que geralmente fica atolado de notificações e piadas nos grupos familiares. Melhor deixar as mensagens do trabalho separadas, né?

A versão gratuita do Slack funciona perfeitamente, com a única “grande” limitação de armazenar apenas as 10 mil mensagens mais recentes. Vale a pena conferir essa ferramenta para profissionalizar a comunicação no seu consultório!

Confira os principais recursos do Slack:

  • Compartilhamento de mensagens e arquivos de forma organizada
  • Organize suas conversas da equipe em canais, que funcionam como grupos a parte
  • Possibilidade de integração com outros aplicativos

O Slack está disponível gratuitamente para iOS, Android e web.


Você conhece outras ferramentas gratuitas para otimizar a gestão de consultórios? Tem alguma outra ferramenta que você utiliza na gestão do seu consultório? Conta para a gente nos comentários!

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