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Prontuário eletrônico: o que é e como escolher

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Prontuário eletrônico: o que é e como escolher

A prática médica está em constante transformação. Já falamos aqui no blog sobre como a telemedicina se tornou uma das grandes protagonistas do sistema de saúde brasileiro na pandemia. Com as barreiras físicas levantadas pela Covid-19, a medicina precisa, mais do que nunca, de todas as ferramentas de uso remoto que estiverem à sua disposição. E uma, em especial, tem se mostrado indispensável no dia a dia das clínicas médicas: o prontuário eletrônico.

Esse modelo de documento médico percorreu um longo caminho até sua recente consolidação. De acordo com pesquisa realizada pela ASHP (Sociedade Americana de Farmacêuticos do Sistema de Saúde, na sigla em inglês), o número de hospitais com prontuários eletrônicos nos Estados Unidos subiu de 23%, em 2003, para 99%, em 2017. Em contrapartida, os centros médicos que utilizam apenas documentos impressos caíram de 69% para 1% nos últimos treze anos.

Neste artigo, explicaremos como funciona o prontuário eletrônico e quais são os benefícios que o tornaram tão popular nos ambientes médicos atuais. Também daremos algumas dicas sobre como escolher o melhor modelo para sua clínica.

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O que é um prontuário eletrônico?

O prontuário eletrônico é o documento padronizado e digital que registra todas as informações relativas ao paciente – desde queixa inicial e histórico familiar até diagnóstico e tratamento. Seu conteúdo é armazenado em um repositório sistematizado, acessível a toda a clínica por meio de conexões de rede, e pode ser atualizado a qualquer momento.

Esse modelo é fundamental para consultórios médicos, pois permite atendimento preciso, rápido e personalizado. Um de seus principais diferenciais é a economia de recursos que, de outro modo, seriam destinados a folhas de papel, tinta e manutenção de impressoras. Além disso, a versão eletrônica oferece mais segurança aos dados clínicos do paciente, que ficam resguardados de extravios e quebras de sigilo e podem até mesmo contar com sistemas de proteção de nível bancário. 

Assim, reduzindo custos e ampliando funcionalidades, o prontuário eletrônico apresenta um registro clínico completo e facilita o cruzamento de dados para a tomada de decisão em atendimentos médicos. Com tecnologias cada vez mais desenvolvidas, a tendência é que o modelo se torne mais e mais essencial na rotina de profissionais de saúde. 

Quando surgiu o prontuário eletrônico?

Os primeiros sistemas de prontuário eletrônico foram lançados pelos Estados Unidos na década de 1960, quando computadores ainda não eram vendidos a preços acessíveis. Sua utilização, portanto, foi limitada. Apenas hospitais parceiros de universidades e de instituições governamentais aderiram ao modelo, que era pouco sofisticado e não dispunha de várias das funções atuais, como a habilidade de acesso remoto.

O pontapé inicial veio em 1991, com uma solicitação do IOM (Instituto da Medicina, na sigla em inglês) para que todos os prontuários e demais relatórios de saúde fossem digitalizados em até dez anos. A previsão do instituto era de que não demoraria mais do que isso para computadores se tornarem itens imprescindíveis em consultórios médicos.

Eles estavam certos. Com a chegada da internet, o modelo eletrônico passou a contar com acesso remoto e preços mais acessíveis, tornando-se muito mais atraente na visão dos médicos da época. Em 2004, o então presidente George W. Bush dobrou o orçamento para projetos tecnológicos de saúde e exigiu a digitalização de todos os prontuários médicos dos Estados Unidos. A decisão ocorreu devido ao crescente volume de erros médicos com vítimas fatais no país.

Como é a regulamentação no Brasil?

No Brasil, a legislação sobre o uso do prontuário eletrônico passou por diversas alterações ao longo dos anos. O CFM (Conselho Federal de Medicina) tratou do assunto pela primeira vez na resolução 1638, de 2002, na qual definiu o modelo e estabeleceu quais profissionais eram responsáveis por ele. Foi só em 2018, porém, que o órgão apresentou as normas atualmente vigentes.

De acordo com as diretrizes atuais, os prontuários devem contar com assinatura digital e atender aos requisitos de integridade, autenticidade e confidencialidade. Isso significa que seu conteúdo deve ser verdadeiro, sem distorções de qualquer natureza, e mantido sob sigilo profissional – disponível apenas para pessoas autorizadas. 

A lei prevê que a responsabilidade pelo prontuário cabe ao médico assistente, às chefias da equipe clínica, ao diretor técnico e aos demais profissionais que compartilham o atendimento. Eles devem manter o documento físico arquivado por, no mínimo, vinte anos a partir do último registro. Já o prontuário eletrônico, conforme a legislação atual, precisa ser mantido permanentemente.

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Vantagens do prontuário eletrônico

Os sistemas de prontuário eletrônico são vantajosos tanto para o médico quanto para o paciente. É verdade que, a princípio, a transição pode ser intimidadora: migrar grandes volumes de dados para o computador nem sempre é simples como parece. No entanto, os resultados compensam pelo tempo investido.

Quais as vantagens do prontuário eletrônico?

Menos erros

Por serem padronizados, os prontuários eletrônicos têm menos chances de causar ruídos de comunicação. Documentos em papel, especialmente manuscritos, costumam trazer rasuras, erros de escrita, caligrafia incompreensível e terminologias conflitantes. A digitalização se apresenta como uma forma rápida e simples de uniformizar e lapidar a linguagem, evitando potenciais erros médicos. 

Respaldo jurídico

A prática médica enfrenta uma crescente onda de judicialização nos últimos anos. De acordo com a Anadem (Sociedade Brasileira de Direito Médico e Bioética), o número de processos judiciais por erro médico cresceu 1600% entre 2005 e 2015 no país. O prontuário eletrônico, mais prático e com maior qualidade técnica do que o documento impresso, entra como ferramenta fundamental de respaldo jurídico – desde que esteja de acordo com os critérios previstos por lei, como assinatura digital e certificação pelo padrão ICP-Brasil.

Acessibilidade

Caso o sistema esteja atrelado à nuvem, o prontuário eletrônico fica disponível para acesso em qualquer dispositivo eletrônico com internet, independentemente do local. Isso permite que, em casos de urgência, o médico consulte rapidamente as informações clínicas do paciente e as repasse para outros profissionais de saúde se necessário.

Liberação de espaço físico

Não é mais preciso armazenar documentos em cômodos e móveis. Feita a validação digital, os prontuários eletrônicos permitem que o médico devolva os papéis ao paciente. Sobra espaço, assim, para ampliar salas de visitas e de exames, por exemplo.

Outros benefícios e facilidades:

  • Tabelas de medicamentos e fórmulas
  • Assinatura eletrônica
  • Pedidos de exames e atestados customizáveis
  • Histórico do atendimento
  • Prescrição digital com QR Code
  • Ferramentas de vídeo para consulta a distância

Dicas para escolher o melhor prontuário eletrônico

Como cada clínica tem necessidades próprias, reunimos abaixo algumas características que devem ser verificadas antes da aquisição de um software de prontuário:

Prontuário modular em tela única

Embora seu desenvolvimento técnico seja complexo, o prontuário modular em tela única é ideal para simplificar os atendimentos médicos. Preencher dados de consultas nunca foi tão simples: com esse modelo, o médico não precisa nem mesmo encostar no mouse. Todas as informações necessárias ficam reunidas em uma só tela, de modo que prescrições, entrevistas de anamnese e novos registros possam ser feitos sem alterar a janela principal.

As informações presentes na tela, porém, devem ser selecionadas com cuidado e antecedência. Para hierarquizar dados clínicos, é preciso conhecer muito bem a rotina da especialidade em questão, examinando as necessidades da consulta e evitando destacar elementos desnecessários, que ocupam espaço e reduzem a agilidade do atendimento.

Possibilidades de personalização

Cada área da medicina conta com metodologia própria e preenche prontuários de maneira diferente. É essencial, portanto, que o médico busque um software que esteja preparado para isso. Se disponível, o serviço de customização prioriza os campos da especialidade do médico. Assim, elementos de diferentes áreas, como cardiologia e dermatologia, não se misturam na tela.

Suporte

Antes de aderir ao prontuário eletrônico, certifique-se de ter uma boa equipe técnica para desenvolvê-lo com base nas necessidades de sua clínica. Como a implementação do software é complexa, pode haver um pouco de confusão nessa primeira etapa – por isso o suporte técnico é tão importante. 

Procure uma empresa que se disponibilize a apoiá-lo mesmo depois que já estiver tudo pronto, acompanhando suas necessidades à medida que elas aparecerem. É a melhor forma de aproveitar plenamente os benefícios do modelo.

Integração com a agenda

Para uma melhor administração de compromissos e horários, é importante conciliar o prontuário eletrônico ao cronograma da clínica. Verifique se há suporte para integração com agenda eletrônica no software. Isso ajudará a acompanhar os horários das consultas e o tempo de espera de cada paciente, promovendo menos inconvenientes e mais satisfação com o atendimento.

Integração com a telemedicina

O acesso imediato aos documentos clínicos, independentemente da distância, é uma das principais vantagens da telemedicina. Seus recursos são de grande ajuda no momento de importar laudos assinados digitalmente, pois evitam erros comuns, como enviá-los para as pastas dos pacientes errados. O sistema garante que todos os dados sejam encaminhados para os devidos lugares automaticamente.

Dispensa-se, assim, a necessidade de funcionários extras para exercer essa função de forma manual. O médico só precisa clicar nos exames do paciente e, na mesma hora, já tem os resultados necessários para dar continuidade ao atendimento.

Antes de escolher um serviço de telemedicina, não deixe de checar se ele tem suporte para essa integração!

Hospedagem

Outra função indispensável para um bom prontuário eletrônico é a hospedagem integral na nuvem. Com isso, é possível acessar os laudos por meio de qualquer dispositivo, além de fazer atualizações no sistema e reduzir custos com hardware. A função de armazenamento online evita um problema comum dos documentos físicos: o extravio. Contando com criptografia e backup, tudo fica registrado em segurança, disponível apenas para pessoas autorizadas.

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Modelos de prontuário eletrônico

Base de dados local

Essa versão não utiliza internet, pois é baseada em servidor local. Com geradores e estrutura mais complexa, permite que todo o seu conteúdo seja acessado offline, mesmo na ausência de energia elétrica. No entanto, como só tem backup local, é mais fácil ocorrer perda de dados. Seu sistema não acompanha as atualizações do mercado.

Prontuário eletrônico em nuvem

Trata-se da versão mais comum de prontuário eletrônico. Sua base de dados fica toda armazenada na internet, reduzindo o risco de extravio e os custos de manutenção. Caso o paciente solicite o documento, basta compartilhá-lo por meio de aplicativos de celular. É importante deixar claro que o prontuário em nuvem precisa de uma conexão estável de internet, caso contrário perde o seu propósito de agilidade e eficiência. 

Prontuário eletrônico híbrido

O prontuário eletrônico híbrido reúne todos os benefícios do servidor local e do sistema em nuvem. Está ligado à internet, mas não depende dela, porque a base local também o mantém funcionando. É o sistema ideal para serviços contínuos, que não podem ser interrompidos por quedas de internet ou de energia.

Ainda tem dúvidas sobre prontuário eletrônico? É só escrever nos comentários que nós explicamos! Para mais informações sobre saúde, não deixe de acompanhar o blog da Appoints, sua nova plataforma de aluguel de consultórios.

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